Tipicamente, agli americani piace avere un’agenda perché amano sapere come il loro tempo sarà diviso all’interno del meeting aziendale. Non avere una scaletta dello svolgimento e non conoscere gli argomenti che verranno affrontati può creare confusione e incertezza.
Nella cultura americana, prima di una riunione viene sempre inviata una lista dettagliata degli argomenti che verranno trattati, così che tutti possano essere sulla stessa lunghezza d’onda ed essere preparati a porre o a rispondere a domande al riguardo.
L’assenza di un odg potrebbe irritare un cliente o un partner, che si ritrova impreparato o incapace nel dare informazioni, semplicemente perché ignaro che si sarebbero discussi determinati temi. Quindi, quando avete a che fare con degli americani, al momento della pianificazione del meeting, è molto importante inviare un’agenda almeno 1 o 2 giorni prima con tutti gli argomenti.
Ora, in alcuni settori potrebbe essere necessario più tempo per raccogliere dati, per cui può essere una buona idea inviarla 1 o 2 settimane prima, cosicché i membri abbiano abbastanza tempo per raccogliere le varie informazioni che illustreranno durante il meeting. Nel business americano ci sono molte piccole cose che dimostrano professionalità e buona educazione, l'essere molto convincente è una di queste. Come al solito, tutto si riduce nel rispettare il tempo e il denaro della persona.
Quindi, la capacità di preparare e dare ai partecipanti informazioni in anticipo così che possano prepararsi per eventuali domande o risposte durante il meeting mostra che tu stai rispettando il loro tempo, sei onesto e dimostra una buona volontà nel fare affari, perché comprendi l’importanza della comunicazione e vuoi essere sicuro che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda.
Infine, quando create un odg, per favore, ricordatevi di inviarlo a tutte le parti coinvolte e alla segreteria così che non vada perso nella consegna perché, come sappiamo, a volte la comunicazione digitale fallisce. Ecco perché spesso mandiamo a tutti un secondo promemoria e/o lo inviamo a una parte terza che abbia connessioni con i partecipanti del meeting.
Drake Taylor
Leadership expert